Show Side Menu
To view, print or save our practice booklet, click here
Call 111 - When it is less urgent than 999
Useful forms
Practice News
Contact Us
Useful Resources


Constitution for Lapal Medical Practice

Patient Participation Group (PPG)

The PPG:

All  6,700  patients  of  Lapal  Medical  Practice  are  members  of  the  PPG.  However  if  patient  participation  is  to  be  effective  it  needs  to  be  organized  and  coherent.

Role of the PPG:

Patient  Participation  Groups  emerged  from  the  Health  and  Social  care  Act  2012  and  have  been  a  requirement  for  every  practice  in  England  since  the  1st  April  2015.  There are two important functions for PPGs.

The  PPG  is  a  forum  for  effective  communication  between  the  Health  Care  professionals  and  management  of  Lapal  Medical  Practice  and  the  patients  that  they  serve.  This  should  enable  improved  knowledge  of  the  services  provided  for  the  patients  by  the  Practice  with  the  opportunity  to  assess  the  accessibility  of  those  services.  It  also  provides  the  opportunity  to  disseminate  key  Health  Care  issues  to  the  patients  of  the  Practice.  Suggestions  for  improving  services  may  emerge  from  time  to  time  which  will  need  to  be  considered  within  the  limits  of  the  resources  available.

Another  key  function  is  the  formation  of  a  partnership  between  the  doctors  and  the  patients  to  encourage  healthy  lifestyles  and  take  measures  necessary  to  keep  as  fit  and  active  as  possible  and  enable  the  most  efficient  use  of  NHS  resources.  Progress  in  this  area  is  only  possible  through  an  effective  partnership.

The Action Group:

The  engine  room  of  the  PPG  is  the  Action  Group  which  is  the  interface  between  the  Practice  and  the  patients.  It  is  made  up  of  three  members  of  the  Practice  Team;  one  of  the  General  Practitioners,  the  Practice  Manager  and  the  Chief  Receptionist  together  with  nine  patients.  Twelve  is  felt  to  be  a  reasonable  working  number  for  the  Action  Group.  It  is  this  group  that  takes  the  decisions  that  will  improve  communications,  sets  the  Agenda  for  the  year,  establishes  a  Health  Awareness  Programme,  and  provides  a  continuous  flow  of  information  via  the  Notice  Board  and  PPG  section  of  the  Practice  web  site.  The  Action  group  as  the  name  implies  is  just  that,  it  has  a  clear  view  of  the  goals  that  need  to  be  achieved  and  makes  sure  they  are  achieved.


Initially  two  meetings  are  to  be  held  each  year  approximately  6  months  apart.  As  many  patients  registered  at  the  Practice  will  be  invited  to  attend  as  possible,  when  the  role  and  activities  of  the  PPG  are  explained  and  there  is  the  opportunity  for  questions  and  discussion  which  can  influence  the  direction  that  the  PPG  takes.  The  first  Engagement  Meeting  took  place  on  the  24th  June  2015.

New Members for the Action Group:

The  patients  forming  the  current  Action  Group  were  recruited  after  the  Practice  Team  had  asked  for  volunteers  on  prescriptions  and  at  reception.  The  tenure  of  members  of  the  Action  Group  is  set  out  below.  There  will  be  a  degree  of  natural  turnover  as  individual  circumstances  change.  There  needs  to  be  a  list  maintained  of  those  who  would  like  to  join  the  Action  Group  by  the  Chair  shared  with  the  Deputy  Chair  and  Honorary  Secretary.  The  main  criterion  for  joining  is  enthusiasm  for  doing  an  important  and  worthwhile  job,  and  being  able  and  willing  to  make  an  ongoing  contribution.  Potential  members  need  to  be  aware  that  much  business  is  carried  out  by  e-mail  between  meetings.  The  ability  to  attend  the  4  to  6  weekly  meetings  regularly  is  important,  as  that  is  when  discussion  and  decision  making  occurs.  It  is  important  to  try  and  ensure  that  the  Action  Group  reflects  the  whole  patient  group  including  significant  ethnic  minorities  as  far  as  possible.  Gender  balance  is  particularly  important  as  it  is  well-established  that  males  avoid  going  to  see  the  doctor  often  leaving  things  rather  late  in  the  day.  A  balanced  Action  Group  should  have  a  better  understanding  of  the  needs  of  both  male  and  female  patients.  The same applies to age and ethnicity.  It  may  be  necessary  to  preferentially  select  members  on  such  grounds  when  their  are  more  potential  members  than  can  be  accommodated  on  the  Action  Group. 

Terms of Tenure for the Patients:

Normally  2  years  renewable  by  mutual  consent  with  a  maximum  of  two  terms.  Ideally  the  whole  Group  of  patients  should  not  leave  at  one  time.

The   Chair:

The patients to nominate candidates for the Chair.  If  more  than  one  candidate  emerges  there  to  be  a  written  ballot  conducted  by  the  Practice  Manager  with  the  result  decided  by  a  simple  majority.  The  tenure  of  the  Chair  would  be  two  years  renewable  by  mutual  consent  with  a  maximum  of  two  terms.  A  key  job  for  the  Chair  is  to  keep  the  Vice  Chair  appraised  of  exactly  what  is  happening  and  ensure  the  approval  of  the  Practice  is  forthcoming.  Ideally  we  need  a  Deputy  Chair  to  cover  the  very  occasional  absence  of  the  Chair.

The Vice Chair:

Is automatically the General Practitioner assigned to the Group.  Needs  to  liaise  closely  with  the  Chair  and  their  Practice  colleagues.  One  of  the  other  General  Practitioners  in  the  Practice  may  deputize  for  the  Vice  Chair  if  the  Vice  Chair  is  unable  to  attend.

 The Finance Officer or Treasurer:

Nominations for this post would be invited from the patients.  If  there  were  more  than  one  nomination  a  written  ballot  would  be  organized  by  the  Practice  Manager.  The result to be decided by a simple majority.  Tenure  would  normally  be  two  years  renewable  by  mutual  consent  with  a  maximum  of  two  terms..  It  is  the  responsibility  of  the  Finance  Officer  to  keep  an  Account  Book  of  all  Income  and  Expenditure  and  to  pay  for  any  expenses  incurred  by  the  PPG.  This  would  be  using  the  account  that  the  Group  has  established  with  the  TSB.  No  expenditure  can  be  authorized  by  the  Finance  Officer  without  a  valid  receipt.  Expenditure must not exceed the available income.  A  statement  of  the  Account  should  be  made  every  3  months  at  the  full  PPG  meeting.

The Minute Secretary:

Nominations for this post would be invited from the patients.  If  there  were  more  than  one  nomination  a  written  ballot  would  be  organized  by  the  Practice  Manager.  The result to be decided by a simple majority.  Tenure  would  normally  be  for  two  years  renewable  by  mutual  consent  with  a  maximum  of  two  terms.  The  Minute  Secretary  to  keep  concise  notes  of  each  meeting  with  a  list  of  all  those  attending  the  meeting.  The  names  of  those  needing  to  do  things  should  appear  in  the  margin.  These  Notes  to  be  circulated  by  e-mail  initially  to  the  Chair  and  Finance  officer  and  then  to  all  members  and  approved  at  the  next  meeting.

Notice Board Secretary:

All  the  roles  of  the  Group  are  important  and  this  one  is  especially  so.  The  Notice  Board  is  a  visible  presence  in  the  Waiting  Room  for  all  visiting  patients  to  see.  It  is  a  place  to  make  them  aware  that  there  is  a  PPG  and  what  it  is  doing.  Nominations  for  this  post  to  come  from  the  patients  and  if  there  is  more  than  one  then  there  should  be  a  written  ballot  with  the  result  decided  by  a  simple  majority.  Tenure  would  normally  be  for  two  years  renewable  by  mutual  consent  with  a  maximum  of  two  terms.

Information Technology:

If  any  project  needs  IT  advice  outside  the  small  group  working  on  it  advice  may  be  available  with  other  members  of  the  Group  e.g.  Helena Taylor.  The  Clinical  Commissioning  Group  have  some  expertise  in  this  area.   

Meetings of the PPG:

To be held regularly at four to six weekly intervals.  Wednesday  at  lunchtime  commencing  normally  at  1  or  2pm  is  best  for  the  Practice  members  of  the  Group  there  being  no  Surgeries  on  that  afternoon.  A  quorum  would  normally  be  at  least  3  patients  which  should  include  the  Chair  or  the  Deputy  Chair  and  the  Vice  Chair  or  Deputy.  A  quorum  would  be  necessary  for  all  key  decisions  but  not  for  meetings  to  discuss  items  already  agreed  or  plans  for  the  future.    A  schedule  of  meetings  to  be  prepared  in  advance  preferably  at  the  start  of  the  year  for  the  year  ahead  so  that  dates  can  go  in  diaries.

During  the  first  hour  of  the  meeting  every  effort  should  be  made  to  ensure  all  key  items  on  the  Agenda  requiring  input  and  approval  from  both  the  Practice  and  the  patients  should  be  covered.  After  this  time  there  should  be  an  opportunity  for  the  patients  to  discuss  their  plans  for  the  future  and  how  they  are  going  to  implement  them  for  up  to  one  further  hour.

Communication and discussion are the key to success.  Between  meetings  there  will  be  the  need  for  frequent  e-mail  communications  to  keep  everybody  informed  about  what  is  happening.  This  can  be  supplemented  by  telephone  calls  but  documents  cannot  be  transferred  in  this  way.

The Budget:

We  have  a  modest  initial  budget  of  £1000  for  the  first  two  years.  Funding is currently uncertain after this time.  It  is  the  job  of  the  Chair  and  the  Finance  Officer  to  put  together  applications  for  funding  which  can  be  approved  by  the  Group  as  a  whole.  Approval  can  be  achieved  in  principle  by  informing  members  of  the  Group  what  items  require  some  expenditure  and  how  much  money  is  being  requested.  This  may  be  done  at  one  of  our  regular  meetings  or  by  e-mail  if  it  becomes  necessary  between  meetings.  This  money  will  either  be  transferred  directly  into  the  LMP  PPG  Account  or  we  will  receive  a  cheque  to  pay  into  the  Account. 

Equipment purchased by the PPG:

Every item purchased will reside with and be looked after by a designated member of the Action Group of the PPG who will be using it for the sole purposes of the organisation.

  1. This  individual  is  the  designated  responsible  person  who  is  required  to  take  all  reasonable  measures  to  keep  equipment  in  good  order  and  functioning.
  2. The  Notes  Secretary  to  keep  a  record  containing  the  names  of  the  responsible  individuals,  the  items  purchased,  the  dates  of  purchase  and  the  prices  paid.  Copies  of  receipts  or  receipted  invoices  should  be  kept  as  well.
  3. Each  entry  should  be  signed  by  the  individual  holding  the  equipment.
  4. Each  item  to  be  clearly  marked  with  the  wording  “property  of  LMPPPG  using  a  Dymo  labeller  or  its  equivalent.


If  the  Group  decides  at  any  time  on  any  grounds  it  is  necessary  to  dissolve  the  Group  a  Special  meeting  should  be  called.  If  the  decision  to  dissolve  is  confirmed  by  a  simple  majority  of  those  present  (a  quorum  must  be  present)  the  Group  shall  have  the  power  to  dispose  of  any  assets  held  by  the  Group.  Any  assets  remaining  after  satisfaction  of  any  proper  debts  and  liabilities  will  be  transferred  to  a  charitable  or  not  for  profit  organization  with  similar  objectives  as  the  Group  may  decide  and  as  may  be  approved  by  the  Charity  Commissions  for  England  and  Wales.

This Constitution:

It is not set in stone.  Circumstances will probably arise where it will need modification.  Reviewing  it  from  time  to  time  and  ensuring  it  is  fit  for  purpose  will  be  essential.  It should be reviewed annually.

MARCH 2016

Your Neighbourhood Professionals. Just a Click Away!
Ramsay Healthcare UK Thos Furber & Company